O prazo para guardar conversas de atendimento depende da finalidade, das obrigações aplicáveis e dos sistemas que mantêm cópias. Um limite de armazenamento de um fornecedor não determina automaticamente a conservação no CRM, nas exportações ou nos backups. Não existe neste guia um prazo universal confirmado para todos os dados de WhatsApp.
Inventariar cópias e responsabilidades
Liste aplicativo, plataforma, CRM, agenda, folhas de cálculo, relatórios, backups e prestadores que recebem dados. Registe quem administra cada cópia e como pode ser encontrada ou eliminada. A conversa pode desaparecer de uma interface e continuar noutro sistema.
Consulte os termos e a documentação da versão contratada para confirmar o papel de cada entidade e o armazenamento do fornecedor. Não trate uma afirmação comercial sobre «dias de retenção» como prova de que todos os dados são eliminados do processo inteiro.
Prazo por finalidade
O RGPD limita a conservação ao necessário para as finalidades do tratamento. Obrigações específicas e necessidades juridicamente fundamentadas devem ser avaliadas na situação concreta. A regra interna precisa de distinguir tipos de registo e o motivo de os conservar.
| Tipo de registo | Decisão a documentar |
|---|---|
| Pedido informal | Quando deixa de ser necessário e como se encerra. |
| Informação contratual | Que obrigação ou necessidade justifica a conservação. |
| Preferências de mensagens | Prova mínima necessária para respeitar e demonstrar a escolha. |
| Relatório | Se pode usar dados agregados sem identificar pessoas. |
| Backup | Ciclo de expiração e prevenção de reintrodução de dados eliminados. |
Pedidos de direitos
Disponibilize o contacto do responsável e encaminhe o pedido para quem o pode avaliar. A CNPD explica direitos e condições de exercício. O apagamento admite situações e exceções; não prometa conservar tudo nem eliminar indiscriminadamente um documento necessário ao cumprimento de uma obrigação.
Registe receção, análise, ações e resposta com os dados mínimos. Explique ao titular o resultado e o fundamento para o que permanece, quando aplicável. Mantenha um procedimento para encontrar cópias nos sistemas abrangidos pela decisão.
Eliminação verificável
- Aplicar o prazo e os critérios aprovados, com responsável definido.
- Identificar registos que atingiram o critério e eventuais exceções.
- Eliminar ou anonimizar conforme o método adequado.
- Verificar integrações e cópias que também precisam de tratamento.
- Guardar evidência operacional sem recriar o conteúdo eliminado.
Exemplo fictício: o CRM elimina o histórico elegível, mas uma exportação antiga continua numa pasta partilhada. O procedimento não está concluído enquanto essa cópia não for tratada conforme a decisão. Rever apenas o telemóvel não cobre o inventário.
Próximo passo
Preencha a tabela com sistemas, finalidades, critérios, responsáveis e método de verificação. Peça revisão das obrigações aplicáveis pelo responsável competente. Esta ficha ajuda a preparar a política; não certifica conformidade automática.
Leituras complementares
- mensagens não solicitadas e as regras que evitam bloqueio
- marcações por WhatsApp na clínica
- Meta — WhatsApp Cloud API, Data Privacy & Security
- WhatsApp Business — Termos de Tratamento de Dados
- CNPD — Direito ao apagamento dos dados
- Lei n.º 58/2019, de 8 de agosto (PGD Lisboa)
