As etiquetas no WhatsApp Business marcam conversas com um nome e uma cor para as encontrar em segundos: até 20 etiquetas por número, aplicáveis a conversas inteiras e filtráveis num toque. A função é gratuita na app e serve dois trabalhos concretos — acompanhar vendas e gerir marcações — mas está em mudança: as etiquetas estão a dar lugar às listas. Este guia mostra como usar as etiquetas hoje, o que muda com as listas e que limites realmente contam.
O que são as etiquetas
Uma etiqueta é uma marca com nome e cor que se aplica a uma conversa completa, não a uma mensagem isolada. Cria-se no separador Conversas, tocando em «Etiquetar conversa», definindo nome e cor; a partir daí, tocar na etiqueta devolve todas as conversas marcadas com ela. Uma mesma conversa pode ter várias etiquetas — elas aparecem empilhadas — o que permite acompanhar um pedido por dois eixos, por exemplo «Encomenda» e «Pago». O objetivo prático é o filtro: sem etiquetas, encontrar aquele cliente que pediu orçamento há duas semanas depende da memória de quem atendeu; com etiquetas, é um toque no ecrã.
Etiquetas estão a virar listas
A Central de Ajuda do WhatsApp avisa que a Meta está a converter as etiquetas em listas, com disponibilização gradual por conta: parte das contas já vê «Listas» no menu de ferramentas e outras continuam com «Etiquetas». As listas assumem a mesma função — agrupar conversas por categoria — e o nome novo é o que deve procurar quando o menu antigo desaparecer do telemóvel. Para quem já tem etiquetas criadas, a mudança não obriga a recomeçar: a organização acompanha a conversa, não o nome do botão. A regra prática é simples: planeie as categorias como se fossem listas, com nomes curtos e uma por estado do atendimento, e a transição não altera o seu método de trabalho.
Como aplicar uma etiqueta
- Abra a app WhatsApp Business e, no separador Conversas, toque em «Etiquetar conversa».
- Crie a etiqueta com um nome curto e uma cor distinta das restantes e guarde.
- Mantenha pressionada a conversa do cliente, toque no ícone de etiqueta e escolha as etiquetas a aplicar.
- Para consultar, toque na etiqueta e veja todas as conversas marcadas com ela.
- Reveja o conjunto uma vez por mês: apague etiquetas que ninguém usa antes de criar novas.
A disciplina importa mais do que a ferramenta: etiquetas a mais tornam o filtro inútil, porque a equipa deixa de saber qual escolher. Comece com quatro ou cinco e só acrescente uma nova quando aparecer, de facto, um estado novo no atendimento.
Vendas: etiquetas que funcionam
No ciclo de vendas, cada etiqueta deve responder a uma pergunta: em que estado está este cliente e qual é o próximo passo? Um conjunto que funciona para uma loja pequena em Portugal:
| Etiqueta | Quando aplicar | Próximo passo |
|---|---|---|
| Novo pedido | Cliente confirmou interesse | Responder com orçamento no mesmo dia |
| À espera de pagamento | Orçamento aceite, pagamento MB WAY não recebido | Lembrete no dia seguinte |
| Pago | Pagamento confirmado | Combinar entrega ou recolha |
| Sem resposta | Sem retorno há uma semana | Última mensagem antes de arquivar |
Para avisar toda a gente marcada com uma etiqueta — por exemplo, todas as encomendas enviadas de manhã — a app permite criar uma mensagem em massa a partir da etiqueta. A regra importante vem da documentação oficial: uma mensagem criada a partir de uma etiqueta chega apenas a clientes individuais, nunca a grupos. É o mesmo princípio da lista de transmissão ou grupo: cada cliente recebe um aviso que parece individual e responde no privado, sem ver contactos de outros clientes.
Marcações sem saltos na agenda
Numa clínica ou num salão, as etiquetas funcionam como uma agenda de acompanhamento: «A marcar», «Confirmada» e «Para re-marcar» dizem à receção o que falta fazer sem abrir a agenda de marcações. O primeiro contacto do utente define o momento certo de usar o WhatsApp; as etiquetas mantêm o fio nos dias seguintes. Regra de dados: a etiqueta descreve o estado, não a pessoa — nunca escreva diagnóstico nem dados sensíveis no nome da etiqueta, porque qualquer colega com acesso à app os vê. Ao fim do dia, filtrar «A marcar» e «Para re-marcar» devolve a lista de pendentes em segundos.
Limites reais e a equipa
Três limites evitam surpresas. Primeiro, o teto: a Central de Ajuda fixa o máximo em 20 etiquetas por número; quando o limite aperta, a solução é consolidar estados, não multiplicar cores. Segundo, a equipa: a app suporta até 4 dispositivos ligados no mesmo número, segundo a página oficial da Meta para pequenos negócios, o que permite a uma equipa reduzida ver e responder às mesmas conversas sem trocar de número. Terceiro, a fronteira da app: quando precisa de automatização, integração com CRM ou membros ilimitados, o caminho oficial é ligar o mesmo número à WhatsApp Business Platform mantendo número e histórico — nesse estádio, as etiquetas da app deixam de ser a ferramenta certa.
