O WhatsApp pode receber pedidos de reserva, alterações e perguntas de um restaurante. O processo precisa de distinguir uma preferência enviada de uma mesa confirmada. Este guia propõe um fluxo ilustrativo para avaliar ferramentas; não anuncia uma integração com o sistema do seu restaurante.
Definir disponibilidade e limites
Registe serviço, data, hora, número de pessoas e fonte da capacidade disponível. A decisão pode depender de mesas, turnos e regras internas. O assistente só deve confirmar uma reserva depois de consultar o sistema autorizado ou receber validação da equipa.
Se ainda não há integração, a mensagem adequada é «Recebemos o pedido; a equipa vai confirmar a disponibilidade». Não indique que a mesa está reservada só porque o formulário foi enviado. Defina também até quando um pedido pendente deve ser revisto.
Fluxo de reserva
- Identificar data, horário e número de pessoas.
- Recolher contacto necessário para o acompanhamento.
- Apresentar as condições relevantes aprovadas pelo restaurante.
- Mostrar um resumo para o cliente conferir.
- Confirmar a disponibilidade e comunicar o estado real.
Alterar, cancelar e evitar duplicação
Defina como localizar uma reserva sem pedir dados em excesso. Numa alteração, explique se a reserva anterior se mantém enquanto é procurada uma alternativa. Pedidos duplicados, grupos fora da capacidade e mudanças perto do serviço devem seguir para a equipa.
Exemplo fictício: o cliente pede aumentar o grupo. O assistente regista a preferência, mantém o estado original conforme o procedimento e encaminha a decisão ao restaurante. Não promete que juntar mesas será possível sem confirmação.
Perguntas sobre menu e situações sensíveis
Use uma fonte aprovada para horários, menu e condições. Não invente ingredientes, ausência de alergénios ou adaptações alimentares. Encaminhe dúvidas que exijam confirmação da cozinha para a equipa e não trate uma resposta automática como garantia clínica ou alimentar.
Pedidos feitos perto do horário de serviço precisam de uma rota humana e de uma previsão real. Uma mensagem de ausência deve indicar o horário e o canal disponível, sem sugerir que alguém está a acompanhar se não estiver.
Critérios para escolher uma solução
- Demonstrar a consulta e confirmação na fonte de reservas.
- Tratar erro, indisponibilidade e pedido duplicado.
- Permitir atribuição e passagem de turno, se necessárias.
- Explicar preços, consumos, exportação e cancelamento.
- Definir acesso e conservação dos contactos.
Meça reservas confirmadas, alterações manuais, pedidos sem seguimento e tempo até resposta útil. Cliques ou saudações automáticas não são reservas. Não publique uma redução de faltas sem dados e método.
Prepare o fluxo com a equipa e consulte os guias de atendimento em equipa e retenção de dados antes de ativar.
